Регистрация и выдача подарков четырем тысячам участникам конференции Eventum Premo с помощью оборудования автоматической идентификации
Об организаторе и подрядчике
Eventum Premo – компания, являющаяся одной из ярких представительниц event-бизнеса, главная цель которой стоит в создании сказки для каждого участника любого, организуемого ею, мероприятия. С 2003 года компания организовала более 500 проектов, с участием представителей 47 стран мира. За плечами Eventum Premo: встреча Министров финансов «Большой восьмерки», XI Петербургский международный экономический форум, форум стран-экспортеров газа и форум стран «АТЭС», а также деловые и корпоративные мероприятия для Volkswagen, Skoda, Motorola, Microsoft, Сбербанка РФ, МТС и других крупнейших зарубежных и российских компаний.
Летом 2010 года Eventum Premo обратилось к российскому дистрибьютору оборудования автоматической идентификации, Компании СКАН СИТИ, за помощью в организации регистрации участников конференции.
Компания СКАН СИТИ имеет значительный опыт в проведении регистрации участников, таких масштабных и известных мероприятий, как Russian CIO Summit, Retail Business Russia, MESA Forum и многих других. Кроме этого, Компания СКАН СИТИ на тот момент дважды осуществляла технологическую поддержку конференции Microsoft «Платформа. Определяя будущее» в 2008 и 2009 годах. Технологическая поддержка Платформы заключалась в осуществлении учета посещений участниками Конференции различных сессий в рамках мероприятия, а также выдачи подарков.
Задача
Для организации электронной регистрации мероприятия, организуемого Eventum Premo в сентябре 2010 года, перед Компанией СКАН СИТИ стояла задача создать единое решение, объединяющее в себе регистрацию участников, получивших заранее беджи со штриховым кодом, а также тех, кто забыл бедж или не успел его получить. Кроме этого, в конце праздника, для всех зарегистрированных участников осуществлялась выдача лонч-китов (подарков с промо-материалами), которая имела свою особенность: все участники мероприятия были зарегистрированы в базе как «пары», объединенные одним номером договора, и на один договор мог быть выдан только один подарок.
Специалистами Компании СКАН СИТИ, при создании программного обеспечения, учитывались два важных фактора: а) регистрация участников и выдача подарков должны были проходить в режиме реального времени; б) в первые два часа регистрации могло прийти на регистрацию до двух тысяч участников без беджей. Эти условия требовали оперативности и простоты в работе с ПО: временные затраты на каждого участника не должны превышать более 10-15 секунд.
Решение
Регистрация участников была организована в двух точках: у входа в здание участников, предварительно получивших беджи, регистрировали с помощью мобильных компьютеров Honeywell Dolphin 6100. Таких участников было около тысячи человек. Информация с беджа участника считывалась по клику кнопки, и за доли секунды попадала в единую базу данных регистрации. Те участники, которые приезжали на конференцию без беджа, а их было более двух с половиной тысяч, проходили в здание через специально организованные входы к двум зонам регистрации: vip и основной.
Регистрация этих участников проводилась с 14 стоек и представляла собой выдачу беджа с напечатанной на принтерах Zebra и Argox прозрачной этикеткой, содержащей фамилию и имя участника.
Сотрудники, проводившие регистрацию, могли осуществлять поиск прибывшего участника в базе по его фамилии или номеру договора.
Для оперативного контроля за регистрацией, база предоставляла возможность оперативной выгрузки информации о количестве прошедших регистрацию участниках и их статусе (vip, организатор, участник и др).
Вечером, после завершения Конференции, всех участников ждали подарки. Выдача лонч-китов осуществлялась с четырех точек: две – на первом этаже (по 7 рабочих станций), и по одной зоне выдачи подарков на втором и третьем этажах (6 и 5 рабочих станций соответственно).
Один подарок выдавался на двоих участников, зарегистрированных в базе под единым номером договора. Это условие было учтено программным решением, которое автоматически блокировало «второго участника по договору» и не давало возможности получить лишний подарок.
Результат
Качественная и бесперебойная работа оборудования, а также удобное и простое в использовании программное решение позволили выполнить все требования, поставленные перед специалистами Компании СКАН СИТИ и провести регистрацию участников и выдачу лонч-китов на высоком уровне.
О программном решении и используемом оборудовании
ПО базировалось на стеке технологий Microsoft. В качестве СУБД использовалась Microsoft SQL сервер 2008, а Web сайт был создан при помощи фреймворка ASP.NET MVC 2.
Online регистрацию для участников, пришедших на мероприятие с беджем, проводили с помощью мобильных компьютеров Honeywell 6100 при входе в здание, а печать беджей для остальных участников – в зоне регистрации – с помощью качественных и высокопроизводительных принтеров Zebra GK 420t и Argox R-400 K Plus.